Op grond van Artikel 24 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, gemeenzaam bekend als GDPR, werd hiernavolgend Privacybeleid uitgewerkt om te beantwoorden aan onze "Verantwoordingsplicht". Via dit beleid tonen we aan dat Volley OLVA Brugge (verder "de Vereniging") beantwoordt aan alle vereisten van de AVG door te informeren op welke wijze de Persoonsgegevens waarover de vereniging beschikt, worden verwerkt.
Concreet betekent dit, dat wij:
Het Privacybeleid werd goedgekeurd door de Raad van Bestuur van de Vereniging op een Bijzondere Algemene Vergadering op datum van ??-??-2025. Tussentijdse bijwerkingen zijn steeds mogelijk als gevolg van wetsveranderingen, technologische ontwikkelingen of door tussenkomsten van bevoegde autoriteiten.
Volleybalclub OLVA Brugge vzw heeft haar maatschappelijke zetel in de Wittemolenstraat 52 te 8200 Brugge met ondernemingsnummer 0848.885.503 en is aangesloten bij Volley Vlaanderen – Koninklijk Belgisch Volleybalverbond onder stamnummer W0370.
De Vereniging, actief als Vereniging Zonder Winstoogmerk, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die ons worden toevertrouwd in het kader van de sportbeoefening (trainingen en wedstrijden) van onze leden, deelname aan extra-sportieve activiteiten en evenementen alsook door het bezoeken van onze website www.olvabrugge.be, inschrijving op nieuwsbrieven, ...
Persoonsgegevens worden gedefinieerd als elk gegeven, direct of indirect herleidbaar tot een natuurlijke persoon. De persoonsgegevens van onze minderjarige leden worden enkel en alleen verwerkt indien daarvoor een schriftelijke toestemming werd verleend door de ouder(s) of de wettelijke vertegenwoordiger(s). Dit gebeurt op het ogenblik van de jaarlijkse inschrijving van de minderjarige.
Het Privacybeleid is bedoeld om onze leden, websitebezoekers, supporters en betrokken derden te informeren over hoe wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken omwille van interacties onder welke vorm dan ook met de Vereniging.
Persoonsgegevens worden door de Vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende niet-exhaustieve doeleinden en rechtsgronden:
Persoonsgegevens worden verzameld, maar kunnen eveneens worden gebruikt, opgeslagen en/of overgedragen worden. Persoonsgegevens gebruikt de Vereniging enkel als en wanneer de Wet het toestaat of als de betrokkene ons hiervoor, al dan niet expliciet, toelating heeft gegeven.
Volgende gegevens worden minimaal verwerkt:
We gebruiken verschillende methoden om persoonsgegevens te verzamelen. De voornaamste manier waarop wij gegevens verzamelen is doordat gegevens aan ons worden bezorgd, middels directe interacties. Daarnaast verzamelen we ook op geautomatiseerde wijze persoonsgegevens.
Identiteitsgegevens, contactgegevens en financiële gegevens kunnen kenbaar gemaakt worden aan de Vereniging door aanmeld- of contactformulieren in te vullen of door ons te bereiken bvb. per post, telefoon, e-mail of social media of anderszins.
We verzamelen, gebruiken en delen ook geaggregeerde gegevens, zoals statistische of demografische gegevens voor analysedoeleinden.
Geaggregeerde gegevens kunnen worden afgeleid van persoonsgegevens, maar worden niet beschouwd als persoonsgegevens, aangezien deze gegevens niet iemands identiteit onthullen. We kunnen bijvoorbeeld de gebruiksgegevens van bezoekers samenvoegen om het percentage gebruikers te berekenen dat toegang heeft tot een specifieke site-functie. In de gevallen dat we echter geaggregeerde gegevens combineren met persoonsgegevens zodat deze directe of indirecte identificatie mogelijk te maken, behandelt de Vereniging de gecombineerde gegevens als persoonsgegevens, die worden gebruikt in overeenstemming met het Privacybeleid.
De hierboven genoemde gegevens gebruikt de Vereniging alleen voor zover dit noodzakelijk is en voor de doeleinden die wij voor de verwerking bepaald hebben.
Persoonsgegevens worden, zoals hierboven reeds uiteengezet, enkel gebruikt voor de doeleinden waarvoor de Vereniging deze verzamelt en die redelijkerwijze verenigbaar zijn met het oorspronkelijke doel of omdat de Vereniging hiertoe wettelijk verplicht is gesteld.
Persoonsgegevens worden in principe niet gedeeld met derden en, wanneer dit alsnog van toepassing zou zijn, enkel gedeeld met derde-partijen waarmee wij een overeenkomst hebben gesloten waarin wettelijke waarborgen zijn opgenomen, die beschrijven hoe deze partij met de persoonsgegevens mag omgaan of, opnieuw, wanneer wij wettelijk verplicht zijn om deze gegevens te delen.
Verzamelde gegevens kunnen binnen de Vereniging worden overgedragen, gebruikt en doorgegeven, zowel intern als aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten en/of van de overeenkomst tussen ons, onze partners, bezoekers,…
Persoonsgegevens worden niet verder overgedragen aan derden, tenzij hiervoor expliciete toestemming is gegeven of wanneer dit wettelijk verplicht is om dit te doen. Ook zal dit niet gebeuren indien het noodzakelijk is om onze rechten te vrijwaren of uitvoering te geven aan een overeenkomst. Van alle externe partijen wordt geëist dat deze de overgedragen persoonsgegevens respecteren en in overeenstemming met de Wet handelen. De Vereniging staat niet toe dat geaffilieerde derde-partijen persoonsgegevens verzameld door de Vereniging gebruiken voor eigen doeleinden. De Vereniging staat enkel toe om persoonsgegevens door hen te laten verwerken voor specifieke doeleinden (zoals employer branding) en in overeenstemming met onze instructies.
Alle persoonsgegevens worden verwerkt binnen de Europese Unie en worden niet doorgegeven aan derde-landen, binnen of buiten de EU.
Persoonsgegevens worden bewaard voor een termijn die nodig is om de doelen van de Vereniging te bereiken, incl. met het oog op het voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen.
De bepaling van de correcte bewaartermijn wordt gedaan door rekening te houden met:
Het uitgangspunt van de Vereniging is dat, conform de Wet, persoonsgegevens zo kort mogelijk worden bewaard en deze termijn enkel kan bepaald worden door bovenvermelde redenen.
Op regelmatige tijdstippen zal nagegaan worden of de verwerkte persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn voor de doeleinden die werden vooropgesteld door de Vereniging.
Anonimiseren en pseudonimiseren van de persoonsgegevens of het vernietigen ervan zal uitgevoerd worden wanneer de Vereniging van mening is, dat de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn.
De Vereniging neemt passende maatregelen om de persoonsgegevens waarover ze beschikt te beschermen, waaronder:
Elke betrokkene waarvan de Vereniging in het bezit is van persoonsgegevens heeft het recht op toegang, informatie, wijziging en correctie van diens persoonsgegevens.
U heeft het recht om:
Een uitzonderingsgrond geldt voor het verstrekken van informatie indien dit onevenredig veel moeite kost voor de Vereniging om aan deze vraag te beantwoorden.
De archivering van persoonsgegevens kan een verdere verwerking van persoonsgegevens inhouden wanneer dit in het algemeen belang is en/of omwille van wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Dergelijke archivering wordt niet beschouwd als onverenigbaar met de aanvankelijke doelen, waardoor persoonsgegevens langer bewaard kunnen/mogen worden.
Informatie verkrijgen over individueel verzamelde persoonsgegevens, corrigeren van onjuiste gegevens, blokkeren of verwijderen van persoonsgegevens of simpelweg een vraag over het gebruik van persoonsgegevens kan gebeuren via mail naar privacy@olvabrugge.be of via een schrijven naar Volleybalclub OLVA Brugge, Zandberg 6 te 8730 Oedelem.
Wanneer vermoed wordt dat persoonsgegevens werden verwerkt die in strijd is met de vigerende wetgeving, kan een klacht worden ingediend.
Klachten kunnen neergelegd worden rechtstreeks aan de Vereniging, per e-mail of per aangetekend schrijven. Indien dit onvoldoende of niet toereikend wordt geacht, kan een klacht worden neergelegd bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), p/a. Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel of via de website.